O
melhor caminho para automatizar
a GESTÃO empresarial
Você já fez a sua lição
de casa hoje? Se a resposta for negativa, cuidado! Certamente o seu
concorrente já sabe e vai tirar proveito disso. E olha que não
faltam “lições” a serem cumpridas: atendimento
ao cliente, logística, treinamento de mão-de-obra, otimização
de recursos, planejamento estratégico. No topo dessa lista deve
constar a automatização do sistema de gestão empresarial,
os famosos ERPs, uma ferramenta essencial para quem precisa ter controle
sobre as informações geradas dentro da própria
empresa.
O diretor executivo da Gesplan, de Joinville (SC), José Sergio
Gesser, ensina que hoje a gestão empresarial já é
uma exigência de mercado e uma condição de competitividade.
“Esta mensagem foi percebida pelas grandes corporações
no início da década de 90. Logo em seguida foram as médias
e, agora, já aparece como uma necessidade também nas empresas
de menor porte”, conta.
A importância de se ter um sistema de gestão automatizado,
segundo o executivo da Gesplan, está na velocidade que imprime
às operações. Mais que isso, há uma consistente
ampliação da qualidade da informação, algo
indispensável nas tomadas de decisão. Quanto mais competitivo
for o mercado, mais exigível que se tenha um sistema eficiente
de gestão.
“Neste mundo globalizado e competitivo ao extremo, a automatização
da gestão surge como ferramenta para avaliação
dos efeitos das decisões em cenários atuais e futuros.
Ainda mais que tudo ocorre a velocidades cada vez maiores e com um número
crescente de variáveis”, destaca. A questão está
em como proceder à automatização da gestão.
Em alguns casos, a própria equipe da empresa pode desenvolver
ou adaptar soluções. Mas em outros – a maioria –
é necessária a contratação de uma consultoria
externa, serviço que pode ser oferecido até pelas empresas
fabricantes das soluções em ERP.
Isso porque é necessário que se eliminem os erros do processo
atual, antes da automação. “Caso contrário,
existe o risco de se automatizar estes erros. Ou seja, a cultura permanece
a mesma. E errada!” É essa consultoria que deverá
preparar a empresa, como um todo, para a mudança de cultura imposta
pela introdução do ERP e dimensionar as necessidades da
companhia. Nesse momento, entra um elemento estratégico, que
é a comunicação interna sobre os procedimentos.
Todos os níveis da empresa devem estar conscientes das mudanças
e comprometidos em assimilá-las e aplicá-las. “O
que ocorre normalmente é o que chamamos de aderência. Ou
seja, uma mescla bem equilibrada dos procedimentos corretos anteriores
ao processo de automação e os introduzidos por este processo”,
informa Gesser. A metodologia para essa transição também
deve ser bem definida e calculada, sob risco de ocorrerem distorções
na abordagem das competências. “Que cada área deve
ter acesso às informações de interesse, é
óbvio. A questão é ensinar este acesso e treinar
os usuários para que saibam usar e contextualizar aquelas informações.”
Para o diretor da Gesplan, boa parte dos recursos investidos num processo
como esse são direcionados à preparação
e treinamento dos usuários. “O percentual menor vai para
o software propriamente dito. Isso porque de nada adianta ter um sistema
e não ter quem saiba usá-lo plenamente, explorando todos
os seus recursos.” Ele ressalta que a própria ferramenta
ERP provoca mudanças e que o ideal é que no período
de preparação sejam tomadas medidas para reduzir os “choques”.
Buscar no mercado a solução ideal também não
é tarefa fácil. Primeiro porque exige conhecimento profundo
sobre a área, depois porque são muitas as alternativas.
E, nesse caso, nem sempre pagar mais significa adquirir o melhor. Ou
o ideal. O dimensionamento das necessidades é que vai determinar
o tipo de programa a ser implantado e, ainda assim, esse sistema terá
que sofrer ajustes e adequações para atender plenamente
as necessidades da empresa. “A nossa cultura diz que se paga mais
pelo melhor. Mas aqui, se for adquirido um ERP superdimensionado para
as necessidades, poderá gerar ainda mais problemas. Pagar menos
também não significa que o sistema não é
bom ou que é incompleto. Ele só é do tamanho necessário
para o caso."
E aqui vale um alerta. O tempo de implantação de um sistema
automatizado de gestão empresarial pode variar de acordo com
cada caso. Da mesma maneira, o tempo de ajuste do programa para a empresa
também pode ser maior ou menor. “Estas variáveis
devem ser negociadas com o fornecedor, única forma de proteção
contra cobranças indevidas. Tempo e custo são dois itens
que exigem definição preliminar”, ensina Gesser.
Ele conta que, ainda hoje, muitas empresas não têm práticas
de gerenciamento e administração corretas. Seus métodos
são obsoletos e ultrapassados, impedindo qualquer controle ou
geração de informações seguras. Nesses casos,
esclarece, o consultor terá que introduzir a cultura do planejamento
estratégico e da gestão para, somente depois, automatizar
esse processo. “Isso demanda muito mais tempo, até porque
a resistência é maior.”
Quando o sistema, finalmente, entra em funcionamento, o corpo executivo
passa a ter um leque de informações, rápidas e
seguras, das quais antes não dispunha. Com isso, finaliza Gesser,
é possível promover o planejamento estratégico
de curto prazo, do dia-a-dia, e o de longo prazo, este sim, lançando
as metas futuras da organização. “Sem a clareza
de dados, planejamento empresarial vira exercício de futurologia.”
*Texto
extraído da Sebrae
Revista Empreendedor Online
http://www.empreendedor.com.br
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